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Haufe Suite

Innovative Funktionen, Technologie & Sicherheit

Funktionen

alle aus-/einklappen

Integration von Haufe Fachwissen und Tools

Neben dem integrierten CMS und DMS bieten wir in der Haufe Suite auch den Zugriff auf Fachdatenbanken der Haufe Gruppe. Sie können sich aus über 100 Haufe Fachdatenbanken Ihre individuellen Informationspakete zusammenstellen und damit vom Wissen unserer Fachredaktionen profitieren. Die Haufe Informationen werden automatisch und semantisch mit allen Ihren internen Inhalten verknüpft, d.h. Mitarbeiter- und Haufe Fachwissen finden unter einer Oberfläche zueinander.

Web-Content-Managementsystem

Die Haufe Suite verfügt über ein Content-Managementsystem (CMS) mit dessen Hilfe Texte und Newsticker erstellt und publiziert werden können. Über das integrierte Planungstool kann festgelegt werden, zu welchem Datum die Texte den Nutzern verfügbar gemacht werden bzw. wann die Texte an der Oberfläche nicht mehr sichtbar sein sollen. Bei jeder Änderung eines Textes wird eine neue Version erzeugt, so dass auch Änderungen wieder rückgängig gemacht werden können. Über verschiedene Vorlagen können unterschiedliche Darstellungsformen gewählt werden, z.B. für einen Newsticker oder für eine FAQ-Liste etc.

HOCHLEISTUNGSSUCHE

Die Erfahrung der letzten Jahre in der Nutzung von Portalen zeigt, dass sich die Zahl derjenigen, die die Suche als zentrales Mittel verwenden, um zu Inhalten zu gelangen, ständig erhöht und mittlerweile mehr als 90 % ausmacht. Vor diesem Hintergrund setzen wir eine semantische Suchmaschine ein. Die von Haufe eingesetzte semantische Suche interpretiert die Eingaben des Mitarbeiters und führt ihn dann entsprechend zum gewünschten Ziel.

Verwandte Suchbegriffe
Neben dieser intelligenten Interpretation der Eingaben des Mitarbeiters bieten wir ihm auch den Komfort von verwandten Suchbegriffen.

Suchbegriffe einschränken
Werden dem Mitarbeiter nach einer Suche zu viele Treffer angeboten, so kann er nach diversen Kriterien die Suchergebnisse einschränken. Er kann z.B. die Ergebnisse nach Fachbereichen (Sozialversicherung, Steuern etc.) oder nach dem Typ, z.B. Dateien, Newsticker, Artikel etc. einschränken. Darüber hinaus kann er die Inhalte auch nach ihrem Datum filtern oder nach Relevanz und Datum sortieren.

Ähnliche Dokumente
Hat der Mitarbeiter eine Datei oder einen Artikel gefunden, so werden ihm am rechten Rand auch Dateien und Artikel angezeigt, die diesem ähnlich sind. Der Mitarbeiter erkennt dadurch sofort, ob es noch andere Dateien und Artikel gibt, die für ihn relevant sind. Die Qualität seiner Recherche wird dadurch erheblich verbessert und die Suchzeiten verkürzt. Im Ergebnis führt die semantische Hochleistungssuche also dazu, dass der Mitarbeiter sich sicher fühlen kann, bei der Recherche nichts übersehen zu haben (Erhöhung der Qualität) und, dass sich die Zeiten für die Recherche erheblich verringern. Zeit, die der Mitarbeiter für seine eigentliche Tätigkeit verwenden kann.

Dokumenten-Managementsystem

Neben dem Content-Managementsystem ist auch ein Dokumenten-Mangementsystem (DMS) vorhanden. Im DMS können beliebige Arten von Dateien gespeichert werden. Beim Hochladen der Dateien können diese anhand von Vorlagen auch mit Metadaten angereichert werden. Auch eine automatisierte Kategorisierung ist möglich. Diese Kategorisierung wird z.B. zur Eingrenzung bei einer Suche verwendet. Alle Dateien werden versioniert, so dass auch auf frühere Versionen einer Datei zugegriffen werden kann.

Benachrichtigungen

Für CMS und DMS ist es auch möglich einen Änderungsdienst einzurichten. So können Sie definieren, welcher Personenkreis bei welchen Änderungen in welchem Turnus benachrichtigt werden soll.

WebDAV-Anbindung

Damit Ihre Mitarbeiter direkt aus den Office-Applikationen (Word, Excel, Powerpoint) im DMS abspeichern können, kann auch eine WebDAV-Anbindung realisiert werden. Es bedarf also keines Change-Prozesses, sondern die Mitarbeiter können mit ihren gewohnten Arbeitsmitteln arbeiten und nur den Speicherort ändern.

Mobil

Der komplette Leistungsumfang der Haufe Suite ist „out of the box“ auf allen mobilen Endgeräten verfügbar. Die sogenannten „responsive Layouts“ passen sich flexibel der Bildschirmauflösung bzw. dem Endgerät an.

iOS-App

Die Haufe Suite verfügt über eine eigene iOS-App, die kostenfrei über den AppStore von Apple heruntergeladen werden kann. Ihre Mitarbeiter können dadurch bequem über Smartphone oder Tablet Anhänge in E-Mails direkt im DMS speichern und Dateien im DMS als Anhang in einer E-Mail versenden. Selbstverständlich ist auch die volle Recherchefunktionalität in der App vorhanden.

Zusätzlich werden in der App im Bereich „Zuletzt“ die neuesten Texte und Dateien angezeigt. Dadurch ist der Mitarbeiter auch unterwegs stets „auf dem Laufenden“.

Prozess- und Aufgabenmanagement

Das DMS ist nicht nur eine Dokumentenablage, sondern kann durch die integrierte Prozess- und Aufgabenmanagement-Lösung als Grundlage für beliebige Verwaltungsprozesse dienen. Mithilfe des Prozess- und Aufgabenmanagements kann jeder beliebige Prozess und jede beliebige Aufgabe modelliert werden, z.B. auch Auftragsverwaltung, Vertragsmanagement, Freigabeprozesse etc. Damit sind Sie auch für zukünftige Herausforderungen bestens gerüstet.

Rolle- und Rechtesystem

Mit der Haufe Suite haben Sie Zugriff auf ein umfangreiches und ausgeklügeltes Rollen- und Rechtesystem. Sie können damit z.B. steuern, wem welche Dokumente zugänglich sind. Auch für administrative und redaktionelle Tätigkeiten im Portal können Sie entsprechende Rollen festlegen. Auch können Sie steuern, wer auf welche Portale Zugriff haben soll (multi-site-system). Außerdem können Sie steuern, auf welche Bereiche oder Portale Kunden Zugriff haben dürfen.

Blog und Forum

Die integrierten Möglichkeiten Blog und Forum erleichtern die moderne Kommunikation unter den Mitarbeitern und optimieren die Vermittlung relevanten Wissens.

Wiki

Mit Hilfe des integrierten Wiki kann der einzelne Mitarbeiter das persönliche Wissen an andere Mitarbeiter weitergeben. Und jeder Mitarbeiter kann bereits vorhandene Texte entsprechend ergänzen und verfeinern. Ein Wiki bewahrt das Wissen und erhöht die Wissensproduktivität in einem Unternehmensportal.

Umfragetool

Um sich schnell einen Überblick über die Meinungen seiner Mitarbeiter zu verschiedenen Themen zu verschaffen, kann das integrierte Umfragetool verwendet werden. Mit wenigen Klicks können die Fragen und die Antwortmöglichkeiten definiert werden.

Kalender

Ein gemeinsamer Terminkalender ermöglicht es sämtlichen Nutzern, Ereignisse einzustellen und zu verwalten. Über E-Mail, IM oder SMS können Benutzer an bevorstehende Ereignisse erinnert werden.

Personalisierbarer Homescreen

Über das Rollen- und Rechtesystem kann gesteuert werden, welcher Mitarbeiter welche Inhalte auf den jeweiligen Seiten sehen darf. Darüber hinaus kann sich der Mitarbeiter im Portal auch eigene Favoriten hinterlegen und sich somit seinen individuellen Zugang zu den Inhalten des Portals definieren.

Technologie

Haufe hat sich bei der Entwicklung der Haufe Suite für Liferay, eine der führenden Open Source Technologien, entschieden. Und das hat gute Gründe, wenn man die Investitionskosten mit denen herkömmlicher Lösungen vergleicht. Die Haufe Suite braucht keine IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen und benötigt kaum Einrichtungs- und Pflegeaufwand. Sie sparen hohe Kosten für Lizenzgebühren und Hardware. Die Haufe Suite ist als Intranet-, Extranet- oder Internet-Lösung einsetzbar.

Die Haufe Suite lässt sich problemlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Vorhandene Datenbestände werden über Schnittstellen eingebunden und von der Suchmaschine indiziert. Ihre Mitarbeiter benötigen bei der Arbeit mit dieser professionellen Business-Software keinen Change-Prozess. Sie arbeiten wie gewohnt in der Microsoft® Office Welt, lediglich der Speicherort der Dateien ändert sich.

Auch offline können Sie von Ihrem Desktop aus arbeiten. Die Dateien auf dem Arbeitsplatzrechner der Mitarbeiter werden mittels Sync einfach mit den Unternehmensdateien synchronisiert: Lokal veränderte Dateien werden in das Portal hochgeladen, dort geänderte Dateien werden auf Ihren Arbeitsplatz geladen. Auf diesem Wege können Ihre Mitarbeiter auch ohne Online-Verbindung mit den im Portal hinterlegten Dateien arbeiten. Die Anzeige aller Informationen kann optimiert auf das jeweils genutzte Device erfolgen, so dass Sie Ihre Dateien auch auf Ihrem Mobilgerät im Zugriff haben. In mehrsprachigen Organisationen können die Anwender mit einem Klick zwischen unterschiedlichen Spracheinstellungen wechseln.

Sicherheit

Sicherheit und Verfügbarkeit von Daten sind eine grundlegende Voraussetzung für Ihren Geschäftsbetrieb. Deshalb setzt die Haufe Suite auf ein deutsches Top-Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards und garantierten Service-Levels sowie auf eine zertifizierte SSL-Verschlüsselung. Mit regelmäßigen Wartungen und Updates garantieren wir Ihnen, dass Ihre Anwendungen immer auf dem neuesten Stand sind. Auch werden IT-Umgebung, Serverräume und Sicherheitssysteme regelmäßig kontrolliert. So sparen Sie Zeit und Kosten. Folgende Zertifikate kann die Haufe Suite vorweisen:

Zertifikate anzeigen

BSI Grundschutzhandbuch

Das Rechenzentrum erfüllt alle Maßgaben der BSI Grundschutzkataloge für Anlagen mit erhöhtem Schutzbedarf.

eco Datacenter Star Audit

Höchstnote (5 Sterne) bei der Bewertung von Infrastruktur und Leistungen. Das eco Datacenter Star Audit prüft und beurteilt Infrastruktur und Leistungen von Rechenzentren.

ISO 27001-Zertifikat 2014

ISO 27001-Zertifikat 2014 auf der Basis von IT-Grundschutz vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik für die Bereitstellung und Service von Rechenzentren und deren Infrastruktur sowie Betriebsdienstleistungen. ISO/IEC 27001 ist ein weltweit anerkannter Standard für Informationssicherheitsmanagement. Die Überwachung des Standards erfolgt durch ein jährliches Überwachungsaudit und ein Rezertifizierungsaudit alle drei Jahre.

ITIL (Infrastructure Library)

Die noris network AG arbeitet nach IT Infrastructure Library. Wichtige Punkte hierbei sind der zentrale Service Desk, die Durchführung von Service Requests, Incidents und Changes nach Betriebshandbuch. Alle Mitarbeiter des Rechenzentrums werden nach der ITIL® Foundation zertifiziert.

Linux Professional Institute Certification (LPIC)

Das Linux Professional Institute (LPI) gilt als weltweit führendes professionelles Zertifizierungsprogramm der Linux-Gemeinschaft. Die noris network AG lässt über das LPI und LPIC-Programme verschiedener Stufen regelmäßig seine Mitarbeiter qualifizieren.

Microsoft® Gold Certified Partner

Auf Basis des sehr umfangreichen Schulungs- und Zertifizierungsprogramms für Mitarbeiter ist die noris network AG Gold Certified Partner von Microsoft®.

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